Comment rédiger des consignes d'accueil efficaces pour votre télésecrétaire
Par Équipe Telib Plus • Experts en accueil téléphonique
Pourquoi les consignes sont essentielles
Vos télésecrétaires ne connaissent pas votre activité aussi bien que vous. Des consignes précises leur permettent de répondre avec assurance et de transmettre les informations pertinentes à vos clients.
Les 6 éléments indispensables
1. La formule d'accueil
Définissez exactement comment vous souhaitez que vos appels soient décrochés : "Cabinet Dupont, bonjour, que puis-je faire pour vous ?" est plus professionnel que "Allô".
2. Les interlocuteurs et leurs rôles
Listez les membres de votre équipe, leurs fonctions et leurs disponibilités. Précisez qui peut être dérangé en urgence.
3. Les numéros de transfert
Indiquez les numéros vers lesquels transférer les appels urgents, avec les horaires de disponibilité.
4. La gestion des urgences
Définissez ce qui constitue une urgence dans votre activité et le protocole à suivre (transfert immédiat, message prioritaire, etc.).
5. Le vocabulaire spécifique
Partagez le vocabulaire propre à votre activité : noms de dossiers, références clients, termes techniques.
6. Les absences et congés
Mettez à jour vos consignes avant chaque absence pour éviter les messages en attente.
Notre outil en ligne
Telib Plus met à votre disposition un formulaire de consignes en ligne accessible via QR code. Remplissez-le en 10 minutes et vos télésecrétaires sont opérationnelles immédiatement.
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